eBookva — все, о чем стоит знать каждому

Главное, о актуальном!

fragments_home_editor_letter_image1Сегодня писать письма должен уметь каждый, к тому же, письменное общение – естественная необходимость каждого образованного человека. Талант сочинять интересные письма дан не каждому, но способности вполне реально развить. Поэтому знать основные правила эпистолярного жанра весьма полезно, они довольно просты. В нашей статье мы рассмотрим, как следует писать официальные и неформальные письма, различные заметки, и как получать максимум удовольствия от личной переписки.

Слово, изложенное на бумаге, является более обоснованным, обдуманным, и кажется более весомым. Письмо, адресованное любимому человеку, приносит ему особое удовольствие, ведь оно очень интимно, к тому же, его можно неоднократно перечитывать, и каждый раз оно умиляет как впервые. Телефонный звонок не сравнится с письмом по романтичности. Влюбленным следовало бы почаще писать письма друг другу, это уже поняли в США и Западной Европе, ведь полученное письмо еще до распечатывания вызывает вихрь мечтаний и нежных эмоций. Мальчики, пишущие письма, очень нравятся девочкам, которые очень любят эти письма получать. Когда вы в долгой разлуке с близкими или друзьями, нет лучшего способа напомнить им о том, как вы соскучились, чем написать письмо. Кроме того, письма приносят не только радость общения, но и могут представлять определенную литературную ценность.

Когда вы принимаетесь за написание письма, у вас есть время, чтобы осмыслить и просто вспомнить многие вещи, которые не приходят вам в голову при непосредственном общении или во время телефонного разговора. В бизнесе правильно и четко написанное письмо может принести доход. Личные же письма – это подарки на память. Некоторые вещи легче высказать на бумаге, а некоторые вообще выразить в форме небольшой записки.

Все письма, независимо от того, шлют ли их обычной почтой, электронной или факсом, делятся на три категории. К каждой из них разный подход. Как писать то или иное письмо зависит от того, зачем вы его пишете.

  • Личные письма адресуют членам семьи, любимым, друзьям, как реальным так и по друзьям по переписке.
  • Полуофициальные письма используют, как правило, для бытовых случаев, например, для заказа товаров или их возврата, инструкции по доставке, письма- запросы необходимой информации, либо письма-подтверждения о получении товара или сведений.
  • Официальные (деловые) письма подразумевают использование определенных правил, придающих письму формальность и беспристрастность.

Некоторых пугает необходимость писать письма или записки, многие просто не знают, как их писать и потому не любят это делать. Вот полезные советы, которые пригодятся для написания писем.

Личные письма

Все мы когда-нибудь писали письма родным, друзьям, любимым. Она всегда рады вашим посланиям, особенно если вы пишете их интересно. Пишите оптимистично. Часто бывает, что от сочинения письма людям становится легче на душе. Обращаясь в письме к близким, постарайтесь использовать теплые слова, которые мы так часто стыдимся употреблять в разговоре. Начинайте письмо, как будто вы в шаге от своего адресата и продолжаете разговор, например: «Господи, да чай уже остыл!… Я как раз собирался рассказать тебе кое-что необыкновенное!».

Насколько откровенным вы можете быть с вашим адресатом, зависит от того, насколько вы близки в живом общении. Даже если у вас есть свободная минута на работе, никогда не пишите там личных писем, не отправляйте их с рабочего электронного адреса или факса; вам будет неловко, если вас за этим застанут, да это и невежливо. Соблюдайте конфиденциальность.

Личные письма писать легче всего. Даже если вы не можете придумать, о чем писать после слова «Привет!», что уже неплохое начало, не стоит откладывать отправку письма до лучших времен. Возьмите любой журнал или откройте новостной ресурс, и тема появится сама собой. Может, вам захочется посплетничать о ком-нибудь, глупо ханжески возмущать при этой мысли – человеку свойственно формировать свое мнение об окружающих людях и делиться им с друзьями. Это тоже можно делать вежливо, вот это-то умеют единицы. Что ж, учитесь. Главное, письмо должно быть интересным.

Сочиняя письмо, вставьте в него пару шуток, анекдотов, интересный стих. Даже нарисованный цветочек или отпечаток помады, изображающий поцелуй, завершающий письмо, порадует адресата. Чтобы придать интимность вашему письму, используйте такие вопрошающие предложения, как «Правда, здорово?» или «Что думаешь по этому поводу?». При общении вы так и говорите, почему бы не использовать это в письме?

Официальные и полуофициальные письма

Не отклоняйтесь от сути, когда пишете письмо, там как письма этих типов, как правило, короткие и призваны поддерживать деловые отношения между фирмами и их сотрудниками, или же клиентами, например, инструкция банку осуществить либо отменить оплату или ответ на объявление или резюме. Иногда они могут быть и длинными, содержащими детальные объяснения, но от этого их не намного труднее писать, особенно если запомнить следующие правила. Совет: всегда храните копию отправляемых вами деловых писем.

Письма, которые вы получаете, например, просьба подтверждения чего-либо.

При ответе на подобные письма указывайте свою контактную информацию в верхнем правом углу письма, адрес получателя в левом верхнем углу; также пишите внизу дату, а в тексте обязательно ссылайтесь на полученное вами письмо.

Обращайтесь к вашему корреспонденту так же, как это сделал он в своем письме к вам: «Уважаемый…», «Добрый день!» и т.д. Далее стоит продолжить словами: «Спасибо за Ваше письмо от …»

Продолжите письмо с абзаца. Будьте кратки, например, «Подтверждаю, что …». Закончите свое письмо так же, как закончено полученное вами.

Письма, отправленные вами в организации: жалобы, запросы информации, обращения.

Обращаясь к организациям, учреждениям, предприятиям, указывайте адрес, дату и ссылку на их координаты, как описано выше. Если знаете имя человека, которому адресуете письмо, то начните «Уважаемый … (Ф.И.О.)». В противном случае следует обращаться к подразделению, которому пишете (редакция, отдел по связям с общественностью, руководитель), в некоторых случаях, когда информации об учреждении недостаточно, «Уважаемые господа!». Оставьте место справа для входящего номера письма, который они должны будут проставить. Пишите простым, но вежливым слогом. Если деловое письмо начато словами «Уважаемый…», то и закончить его следует «С уважением…»

– Письма-жалобы очень важны. Писать такое письмо ни в коем случае нельзя в расстроенном или взвинченном состоянии, лучше остыть – выпить чаю, позвонить друзьям и выпустить первый пар перед ними. Ведь вам нужно, чтобы на ваше письмо ответили, но это маловероятно, если оно будет оскорбительным. Фирмам очень выгодно быть или казаться справедливыми – вы получите удовлетворительный ответ тем вероятнее, чем вежливее и сдержаннее будет ваша жалоба.

Когда пишете письмо-жалобу, скажите сразу, чем вы недовольны, к примеру, «я еще не получил денежного возмещения за …, копия чека об оплате прилагается. Очень надеюсь на Ваш ответ». Прилагайте к письму все возможные подтверждающие документы и чеки (разумеется, копии, оригиналы оставьте себе). Но копию письма сделайте и сберегите.

– Письма, запрашивающие какую-либо информацию, могут быть не строго формальными, но обязательно понятными. Просто попросите предоставить необходимую вам информацию. Если вы не достаточно осведомлены в области, к которой относится запрашиваемая информация, полезно в конце письма добавить просьбу сообщить «… и любые другие подробности, которые Вы сочтете нужными». Это понравится адресату, и вы получите больше информации.

– Письма с просьбами о трудоустройстве или вознаграждении должны иметь более широкие края для примечаний получателя, и оговоренные крайние сроки ответа. Если предлагаете свою кандидатуру на должность, кратко изложите, как вы отвечаете заданным работодателем критериям, укажите, что «готовы к собеседованию» и напишите свое полное имя.

Письма чиновникам, могут быть длинными, обстоятельными; но опять-таки, сложностей в их написании нет.

Может статься, что вам когда-нибудь придется писать опровержения полученных вами официальных писем; или объяснения, уточнения, дополнения документации; или просьба помощи у политического деятеля.

Конечно, любое, а тем более официальное письмо должно быть грамотным. Но запомните, высокая грамотность и хороший литературный слог менее важны, чем проблема, изложенная в письме, и воспитанные люди обратят внимание в первую очередь на нее.

Отвечая на запрос определенных подробностей и документов, соблюдайте порядок, в котором они перечислены в запросе. Где запрашиваются детали в общем или вы первым пишете письмо, лучше сперва написать черновик или план письма.

Для написания черновика используйте линованную бумагу, пишите карандашом через строку. Кратко запишите и пронумеруйте вопросы, которых вы коснетесь в письме. И потом – сделайте перерыв.

Отдохните от письма; сделайте что-нибудь несвязанное с ним. Пусть вопросы, которые вы будете обсуждать в письме, «переварятся» у вас в голове.

Позже снова возьмитесь за письмо, если вспомните упущенные в плане проблемы, запишите их в пустых строках. Если считаете нужным, перенумеруйте пункты своего письма в логической последовательности. Но не торопитесь браться за написание чистовика. Полезно поспать и взяться за это «назавтра».

Наутро просмотрите проект письма, исправьте по мере необходимости, и напишите окончательный чистовой вариант.

Начните свое письмо заявлением того, чего вам, собственно, хочется, а закончите, вкратце и доходчиво повторив свое желание.

К написанному письму в конце приложите копии касающихся его документов в том порядке, в котором они иллюстрируют пункты вашего письма, если их много, перечислите их.

Как видно, писать письма не сложно, главной трудностью кажется необходимость просто и понятно излагать сложные вещи.

Личные записки

В отличие от писем, записки почти всегда неофициальны, но не менее важны.

Повседневные записки, возможно, не имеют большого значения: «Обед в духовке» для семейства или «Две бутылки, пожалуйста» для молочника.

Записки вежливости
. Они могут быть важными. Большинство людей не пишут писем, чтобы сообщить об организации вечеринки или поблагодарить кого-либо. Вместо этого они пишут записки знакомым или незнакомым людям. По ним об авторе складывается определенное впечатление у адресата, как и в случае с письмами.

В таких записках используется тот же тон, что и в личных письмах, но обязательное условие – учтивость и вежливость. Например, приглашение можно написать так: «Привет, Нина! Такого-то числа у меня состоится вечеринка по случаю дня рождения, было бы здорово, если бы ты пришла. Целую, Катя». Другой пример: «Дорогие … (имя и отчество приглашаемых), мы организовываем празднование новоселья… и приглашаем вас отметить его с нами. С уважением, … (ваши имена и фамилия)». В записке-ответе на подобное приглашение должно быть что-то похожее: «Отлично! До встречи на вечеринке! Нина». Или: «Большое спасибо за приглашение, мы оба будем рады прийти. Гриша и Люба Коваленко». Если вы будете вежливы, то получатели будут о вас весьма высокого мнения и поделятся им со знакомыми, что пойдет на пользу вашей репутации.

Выражения соболезнования. Должны быть написаны особенно осторожно. Это могут быть пожелания выздоровления либо выражение соболезнования кому-то в трауре – в таких случаях многие пишут не письмо, а записку.

– Пожелания скорого выздоровления близкому человеку в записке или открытке, либо прилагаемой к письму, либо же отдельно, всегда больше ценится, если вы напишете его собственноручно. Например, если вы пишете другу и это не очень серьезно, скажите: «Поторопись с выздоровлением – мы не доиграли в нарды…»; если же все серьезно, то «надеюсь (или молюсь) на твое скорое выздоровление». Если же адресата вы знаете поверхностно и пишете ему по делу службы (да-да, забота из вежливости – это благородно и современно): «Надеюсь вскоре услышать о вашем выздоровлении».

– В случаях тяжелой утраты никогда не пытайтесь ободрить получателя записки шуткой; даже если вы искренне сопереживаете и «по-доброму» хотите поддержать, для человека в горе любое веселье со стороны выглядит не к месту, если не бесчувственностью вообще. Утешать скорбящих стоит в том случае, если вы знаете, что от вас ждут большего, чем просто слово «Соболезную». Будьте или хотя бы кажитесь искренне опечаленными потерей. Самые подходящие слова для этого: «Очень жаль было узнать о его смерти …», либо «Весьма сожалею о вашей потере…», «Его будет очень не хватать…». Если же вы пишете письмо человеку впервые и по такому грустному поводу, то, если вы не будете пытаться его успокоить, он оценит это выше, нежели россыпи высокопарных слов.

Записки к любимым имеют огромное значение. Несмотря на то, что сумасшедшую популярность приобрели открытки с готовыми поздравлениями, вы просто обязаны добавить что-то от себя. Это – ваше отношение к близкому человеку; было бы приятно вам, если бы перед самым вашим домом купили открытку для вас и просто всучили ее вам, безымянную и сухую? К любым стихам и остроумным пожеланиям добавьте искреннее и по-настоящему «ваше»: «Скучаю», «Люблю», «Целую», «Береги себя» и надписывайте вверху открытки имя адресата крупными буквами с восклицательным знаком, даже если у вас микроскопический почерк. Вы сами почувствуете, что вложили частичку себя в это поздравление, и эмоциональный контакт будет гораздо сильнее.

Личное письмо – это своеобразная форма заботы и выражения любви, все мы привязываемся, влюбляемся, дружим, уважаем, все мы грамотны (так ведь?), а значит, при использовании этих нехитрых правил все мы сумеем написать отличное, долгожданное и запоминающееся письмо.

4 комментария Автор: ; Июнь 23, 2009 

4 комментария для “Искусство писать письма: Как правильно писать официальные и личные письма и записки…” Добавить свой ответ

Добавить коментарий